Registro Visitatori digitale e conforme
alla normativa
Una postazione self-service che accoglie ogni visitatore, raccoglie i dati richiesti, fa firmare privacy e norme di sicurezza e rilascia un badge personale — in meno di un minuto, senza carta e senza rischi di non conformità.
COME FUNZIONA
Quattro passaggi, un’unica postazione
Il visitatore si registra da solo su tablet o totem all’ingresso: il sistema guida la raccolta dei dati, l’accettazione dei documenti obbligatori e
l’emissione del badge.
1 – Richiesta dati del visitatore
Nome e cognome, azienda, tipologia di visita, motivo, email e persona di riferimento in azienda. I campi richiesti sono personalizzabili in base alle esigenze dell’azienda.
2 – Informativa privacy e norme di sicurezza
Informativa sul trattamento dei dati (GDPR) e piano di evacuazione/norme di sicurezza (D.Lgs. 81/2008) presentati a schermo, con firma digitale raccolta con dito o penna.
3 – Foto per il badge
Scatto rapido dalla webcam per associare un volto al badge, utile per riconoscimento e sicurezza in portineria. La richiesta della foto è opzionale e attivabile in base alle esigenze dell’azienda. Il software è inoltre multi postazione.
4 – Badge RFID o QR personale
Se disponibile, il visitatore associa un badge RFID; in alternativa stampa un QR code personale da usare per gli ingressi e le uscite successive.
CONFORMITÀ NORMATIVA
Ogni visita, documentata come previsto dalla legge
Il registro visitatori digitale integra i requisiti privacy e sicurezza direttamente nel flusso di accoglienza, così l’azienda non
deve più gestirli a parte con moduli cartacei.
GDPR
Ogni visita, documentata come previsto dalla legge
Il registro visitatori digitale integra i requisiti privacy e sicurezza direttamente nel flusso di accoglienza, così l’azienda non deve più gestirli a parte con moduli cartacei.
SICUREZZA
D.Lgs. 81/2008
Norme di sicurezza e piano di evacuazione mostrati e fatti accettare prima dell’accesso, con firma raccolta a schermo come prova dell’avvenuta informativa al visitatore.
TRACCIABILITÀ
Accessi controllati
Badge RFID o QR personale per registrare ingressi e uscite, con uno storico consultabile utile in caso di verifiche, audit o gestione delle emergenze.
SANZIONI GDPR
La gestione non conforme dei dati dei visitatori espone l’azienda a sanzioni amministrative previste dal Regolamento UE 2016/679, che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo, oltre al danno di immagine verso clienti, fornitori e partner.
Un processo digitale e tracciato riduce questo rischio fin dal primo accesso in azienda.
Perché passare al digitale
Niente più registri cartacei da conservare e archiviare
Documenti privacy e sicurezza sempre aggiornati per tutti
Possibilità di pre-registrare i visitatori prima della visita
Accoglienza rapida, autonoma e professionale in reception
Badge e QR pronti all'uso, anche per le visite successive
QR code di accesso e documenti privacy/sicurezza inviati in allegato via email alla registrazione
Dalla compilazione al badge, in meno di un
minuto
Al termine dei quattro passaggi il visitatore riceve la conferma della registrazione e può da subito utilizzare il proprio badge per entrare e uscire, senza ulteriori passaggi in portineria.
Una soluzione pensata per affiancare gli altri strumenti Bertola Office per la gestione di presenze, accessi e conformità normativa in azienda.
